科研档案是科研工作的真实反映和完整记录，是科研工作的结晶和科研工作者的劳动成果。为科学研究事业发展的需要，推动科技进步，充分发挥科研档案的作用，为我校教学、科研工作服务，特制定本办法。

第一条  为达到科研档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，科研档案由学校档案室实行集中统一管理。

第二条  我校科研档案是指学校承担的各级科研项目在科学研究活动与管理过程中直接形成具有保存价值的文字、图表、声、像等载体材料。

第三条  科研档案工作，是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，应纳入科研管理制度和有关人员的职责范围之中，实行文书部门立卷的原则，把科研材料的形成、积累、整理、立卷工作的好坏作为对有关人员考核、评审、奖励的依据之一。

第四条  科研档案范围

归档的科研管理和科研实践活动形成的文件材料，必须对科学和社会当前与长远发展有参考价值和凭证作用；必须反映科研管理、科研项目活动的全过程，保证完整系统；必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件的不同特点和成套性。归档范围包括：综合管理、科研准备、实验研究、工作技术总结、成果鉴定评价、成果申报推荐奖励、推广应用等方面材料，其具体内容如下：

1．    综合材料：科研管理行政文件材料、科研计划管理文件材料、科研成果管理文件材料、科研经费管理文件材料、申报科学基金及有关批复材料、学会工作材料。

2．    科研项目准备阶段：开题报告与课题调研材料，任务书、合同、协议书，课题研究计划，计划执行情况，计划调整或撤销报告、课题投资和预结算材料。

3．    科研项目研究阶段：实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录。综合分析材料，数据整理材料，研究工作阶段小结，年度执行情况报告、配套的音像材料等，样品、标本等实物。

4．    工作总结及成果鉴定评价阶段：论文专著、知识产权、工作报告、技术报告、科研成果鉴定证书、成果评价报告、专家评审意见、鉴定会全套材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）、查新报告、推广应用意见，对外交流材料；成果登记证书（原件或复印件）。

5．    申报推荐奖励阶段：科学技术奖励推荐书与鉴定评价总结材料；科研成果奖励材料（奖状、奖章、证书）原件或复印件。

6．    推广应用阶段：转让合同、协议书、生产定型鉴定材料，成果引用或投产反馈意见，成果宣传报道材料、对外交流材料。

第五条  每项科研成果在进行鉴定评价前，必须会同科研档案部门对有关项目应归档的科技文件材料加以预审，科研处批准。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不予评审鉴定评价及申报奖励。

第六条  一个项目在鉴定评价验收后，两个月内归档。

第七条  归档要求

1．    科技人员在从事科研活动中形成的各种科技文件材料，必须按照规定向学校档案部门移交、集中管理，任何人不得据为己有。

2．    要归档的科技文件材料，由课题负责人按材料形成的顺序先行整理，经科研档案管理人员检查验收后，科研处统一交学校档案室保存。

3．    我校与外单位协作共同完成的科研课题，凡我校为主研单位的应保存一套完整的科技文件材料，由其他单位为主，我校人员参加的协作课题，只保存所承担任务的有关部分科技文件材料。

4．    归档的文件材料和原件要做到，书写材料（纸、笔）优良，字迹工整、图形清楚、整洁、格式统一，必须用钢笔书写，不准用铅笔、圆珠笔，以便长期保存。图表要装订成册。

5．    凡归档的照片、录像、切片、样本，应注明名称、日期及简要说明。

第八条  档案部门对接收的科技档案，应进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理。

第九条  科技文件归档后，不得随意涂改、乱划，需要修改补充时，必须经科研处批准，并在案卷上注明时间和原因。

第十条  档案管理部门要制定严格的借阅制度。

第十一条     归入档案部门的科技档案，一般只准查阅，不得外借；本校职工，凡查阅已公开发表的或技术已转让的科技档案，凭身份证明查阅；机、绝密级档案或未公开发表的科技成果档案，除本课题组人员可直接查阅外，其他人员需经科研处审批同意后，方可查阅，查阅人员必须负责保密。外单位查阅科技档案，必须持单位介绍信，在征得科研处同意，经主管校长批准后方可查阅。

第十二条  借出或归还档案时，交接双方当面清点数量，检查质量，无误后予以办理借、还手续，如发现问题，必须查明责任，并报告领导研究处理。

第十三条  经鉴定需销毁的科技档案要登记造册，经有关业务部门审查，主管院长批准，方可销毁。销毁时，应指定监毁人，以防失密。

二〇一七年十一月二十日